Padronização de processos: o que é e como fazer em sua empresa

Como padronizar processos na sua empresa

A busca pela excelência é essencial no mundo dos negócios. Independentemente do tamanho da empresa, o aumento da produtividade e a redução de erros deve ser uma tarefa contínua. Contudo, o que talvez você não saiba é que um dos primeiros passos para alcançar essa meta é realizar a padronização de processos.

Alguns até podem achar que os processos rotineiros de uma organização são simples demais para serem padronizados, mas a realidade não é bem essa. Pelo contrário, a partir do momento em que se realiza o diagnóstico dos processos executados e se passa a padronizá-los, resultados surpreendentes podem aparecer.

Por isso, para ajudar você a entender como melhorar a sua produtividade e alcançar maior qualidade em suas operações, separamos neste post algumas informações valiosas. Confira!

 

O que são os processos em uma empresa?

William Edwards Deming afirma que “se você não pode descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo”. Essa frase é de um dos mais célebres nomes da gestão de qualidade e traduz a necessidade constante de avaliação dos processos em uma organização.

De um modo simples, podemos entender que processos são todas as ações realizadas para alcançar um determinado objetivo. Dessa maneira, tudo o que é realizado dentro de uma empresa pode ser encarado como um processo, pois, se está sendo feito, há um propósito.

Para ilustrar essa situação, vamos pensar em processos que realizamos em nosso dia a dia, como por exemplo escovar os dentes. Para atingir o objetivo de deixar os dentes limpos, precisamos ir ao banheiro, pegar o tubo de creme dental, abri-lo, pegar a escova de dente, colocar o creme nela, molhar, colocar na boca. Enfim, outros passos são necessários, mas o importante aqui é perceber que houve uma sequência de processos executados para atingir o objetivo.

De mesmo modo, dentro de uma empresa, diversos processos são realizados todos os dias para ser possível o funcionamento do negócio. Assim, entender quais são esses processos é fundamental para ter uma visão ampla do que ocorre e identificar quais processos podem ser otimizados.

Além disso, é relevante notar que os processos operacionais em uma empresa integram diferentes recursos como funcionários, equipamentos, rotinas, informações etc.

Pode-se pensar em conjuntos de processos para diferentes objetivos. Por exemplo, processos para a contratação de funcionários, processos para cobranças, processos para realização de vendas etc. Em vista disso, não há como enumerar os processos gerais que as empresas realizam, pois todas possuem processos relacionados ao seu próprio contexto.

 

Quais tipos de processos existem em uma empresa?

Agora que já entendemos o que é um processo, vamos distinguir os diferentes tipos de processos que ocorrem no ambiente empresarial. De modo geral, eles são divididos em 3 categorias, acompanhe:

1. Processos primários

Estão ligados diretamente àquilo que é fornecido para o cliente e a geração de valor, seja produto ou serviço. Assim, esses processos se somam a outros para garantir que a atividade essencial da empresa ocorra e estão totalmente relacionados à experiência do cliente.

A fim de identificar esses processos, basta pensar na atividade-fim do negócio e relacionar com o que é indispensável para a entrega ao cliente. Incluem-se nessa categoria a produção, o atendimento, o desenvolvimento de produtos e serviços, entre outros.

2. Processos de apoio

Como o próprio nome sugere, os processos de apoio dão suporte aos processos primários, mas não tem relação direta com o consumidor externo. Dessa maneira, eles não contribuem diretamente à geração de valor, contudo tem papel fundamental na organização.

Para exemplificar esse tipo, podemos listar os processos de alguns departamentos como administração financeira, compras, RH, TI, jurídico etc. Isso é, são processos que também são realizados no cotidiano da empresa, mas não são percebidos pelos clientes.

3. Processos gerenciais

Por fim, os processos gerenciais são os que se relacionam com a performance da empresa e contribuem para gerar valor aos outros processos. Por essa razão, são fundamentais para avaliar e controlar as atividades desenvolvidas no negócio.

Dentre os diversos processos gerenciais existentes, podemos citar o controle de qualidade, a gestão estratégica e a governança corporativa.

 

Como fazer a padronização de processos em uma empresa?

Agora que você já entendeu o que são os processos operacionais e como eles são classificados, chegou o momento de partir para a padronização. Muitas vezes cada colaborador executa um mesmo processo de uma determinada forma, o que pode afetar a qualidade, o rendimento e a agilidade das atividades de uma empresa.

Em primeiro lugar, deve ser realizado o mapeamento de processos da empresa para somente então padronizá-los. O mapeamento nada mais é do que a identificação de todas as etapas percorridas na operação. 

Para fazê-lo, você pode contar com o auxílio de empresas de consultoria, softwares gerenciais ou, até mesmo, fazer por conta. O importante nessa etapa é entender como cada um dos processos ocorre com todos os detalhes.

Feito esse levantamento, deve-se partir para a padronização de processos. Para esse fim, deve-se observar o que traz mais agilidade ao processo, o que economiza recursos, o que garante maior qualidade etc. Além disso, cada processo da empresa deve ser inserido em um método que oriente qual é a forma mais eficaz de se realizar qualquer operação.

Para tanto, é preciso responder a algumas questões:

• Qual é a necessidade do processo?
• Como o processo inicia e finaliza?
• Quem é responsável por cada atividade dentro do processo?
• Quais são as atividades que formam o processo?
• Quais departamentos se envolvem no processo?
• O que se espera da realização do processo?

Respondidas as questões, cada passo do processo deve ser detalhado para todos os envolvidos nele. Para isso, pode-se utilizar fluxogramas, diagramas, checklists e uma infinidade de recursos. O fundamental é que a padronização seja clara e objetiva para ser executada com perfeição.

 

Quais os benefícios da padronização de processos?

Como o objetivo central da padronização dos processos operacionais é a melhora do fluxo de trabalho e da produtividade, é evidente que diversos benefícios são esperados. Por isso, abaixo você pode conferir alguns deles:

Aumento da produtividade

A padronização de processos possibilita que os funcionários realizem suas atividades diárias com mais rapidez e eficiência. Procedimentos burocráticos já não serão mais problema, pois todos saberão qual caminho deve ser seguido.

Além disso, a produtividade será beneficiada porque os colaboradores não terão mais tantas dúvidas ao executar as ações, fator que evitará falhas e problemas operacionais.

Redução de custos

Como todas as operações dentro da empresa seguirão um mesmo parâmetro com a padronização, será possível fazer uma previsão exata dos custos. Com isso, é possível potencializar os recursos do negócio, trabalhando eles de maneira estratégica e eficiente.

Assim, podemos dizer que a redução de custos é um dos principais benefícios da padronização dos processos, pois refletirá diretamente no preço dos produtos e no aumento da lucratividade do negócio.

Melhoria na qualidade

Como já mencionamos, a padronização de processos diminui as margens de erros cometidos ao executar as tarefas. Dessa forma, a qualidade dos produtos ou prestação de serviços é melhorada.

Isso reflete diretamente na satisfação do cliente, o qual poderá indicar a sua empresa para amigos e familiares, aumentando assim o alcance e valorização da sua marca.

Realização de operações de forma automatizada

Sempre que uma equipe fica responsável por determinado processo dentro da empresa, ela precisa criar estratégias para executá-lo da melhor forma possível, certo?

Quando há uma padronização dos processos, o time já sabe o que é preciso ser feito, sendo apenas necessário aperfeiçoar as habilidades para executar as tarefas conforme os padrões estabelecidos. Dessa forma, as operações passam a ser realizadas de forma automatizada, melhorando os resultados da empresa.

Portanto, a padronização de processos operacionais é uma estratégia central para a melhora da qualidade dos serviços e produtos oferecidos pela corporação, bem como, para o aumento da produtividade e redução de riscos. 

Agora que você já conhece mais sobre a padronização de processos organizacionais, não deixe de receber mais dicas, inscreva-se em nosso newsletter e siga as redes sociais da Softfocus — Instagram, Twitter e Facebook.